karta firmowa

Płatności firmową kartą czy gotówką?

Firmy za zakupione towary i usługi mogą płacić w różny sposób. Faktury z odroczonym terminem płatności najwygodniej jest regulować za pomocą przelewu bankowego. Z kolei zakupy firmowe wymagające zapłaty od ręki mogą być płacone gotówką lub kartą. Oba sposoby są dopuszczalne pod pewnymi warunkami. Warto wiedzieć, kiedy można z nich skorzystać, a także która z metod płatności jest korzystniejsza – karta czy gotówka.

Limit płatności gotówką wynikający z przepisów

Zanim przejdziemy do kwestii, czy lepiej regulować płatności firmową kartą, czy gotówką, warto wspomnieć o pewnych ograniczeniach wynikających z przepisów. Od 2017 roku funkcjonują bowiem przepisy, które ograniczają swobodę w używaniu przez przedsiębiorców gotówki do regulowania płatności. Art. 22 Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wprowadza limit kwotowy na tego rodzaju transakcje – gotówką można regulować wyłącznie te o wartości do 15 000 zł, o ile stroną przyjmującą płatność jest także przedsiębiorca. Jeżeli transakcja opiewa na wyższą kwotę, należy ja uregulować za pośrednictwem rachunku bankowego. Niezastosowanie się do tego przepisu skutkuje między innymi tym, że płatność dokonana gotówką o wartości większej niż 15 tys. zł nie będzie mogła być zaliczona do kosztu podatkowego.

Kiedy lepiej płacić kartą za zakupy firmowe?

Większość banków proponuje dzisiaj karty do rachunku firmowego na bardzo atrakcyjnych warunkach. W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą są one często takie same jak dla klientów indywidualnych – można liczyć m.in. na bezpłatne wydanie karty i brak kosztów za dokonywane transakcji bezgotówkowych za jej pomocą. Banki oferują przedsiębiorcom zarówno zwykłe karty do konta, jak również karty kredytowe, które pozwalają korzystać z dodatkowej puli środków. Liczba terminali płatniczych w Polsce nieustannie rośnie – jesienią 2019 roku było ich już przeszło 850 tysięcy. Zapłata kartą za zakupy firmowe jest więc możliwa w coraz większej ilości miejsc.

Noszenie przy sobie niewielkiej karty z plastiku jest dla przedsiębiorcy z pewnością wygodniejsze i bezpieczniejsze niż noszenie gotówki. Szczególnie, jeśli zakupy firmowe dotyczą np. drogiego sprzętu lub materiałów – zapłata kilku tysięcy złotych kartą jest zdecydowanie praktyczniejszym rozwiązaniem niż plikiem banknotów.

Za stosowaniem karty w płatnościach firmowych przemawia jeszcze jeden argument – transakcje nią dokonane będą widoczne w historii rachunku, co ułatwia ich późniejsze księgowanie i pomaga w utrzymaniu porządku w finansach firmy.

Kiedy przedsiębiorcy przydaje się gotówka?

Choć używanie karty płatniczej do zakupów firmowych jest dzisiaj zdecydowanie najwygodniejszą opcją (oprócz przelewów), są sytuacje, w których przydaje się gotówka. Wciąż istnieją miejsca, gdzie nie ma terminali płatniczych i do zapłaty konieczne są tradycyjne pieniądze. Są to najczęściej małe sklepy i punkty usługowe, niektóre restauracje, czy parkingi. Gotówkę warto mieć również w biurze, by móc nią zapłacić za drobne usługi np. z tytułu odbioru przesyłki od kuriera (nie wszyscy są wyposażeni w terminale płatnicze). Ogólnie jednak za firmowe zakupy znacznie lepiej płacić kartą – ostatecznie zawsze można za jej pomocą wypłacić potrzebną gotówkę w bankomacie.

Przeczytaj również