Poradnik początkującego przedsiębiorcy – Jak wybrać biuro rachunkowe?

Dla początkującego przedsiębiorcy wybór odpowiedniego i uczciwego biura rachunkowego to absolutna podstawa. Nawet bowiem, kiedy wydaje nam się, że jesteśmy w stanie prowadzić swoją księgowość samodzielnie, to bardzo szybko w miarę rozwoju firmy, zostaniemy zmuszeni do skorzystania z usług kogoś, kto prowadzi profesjonalne usługi tego typu.

Konkurencja na rynku usług rachunkowych jest olbrzymia. Dlatego na szczęście możemy dziś przebierać w ofertach placówek tego typu. Najważniejszą cechą, na którą powinniśmy zwrócić uwagę, są oczywiście kwalifikacje osoby prowadzącej biuro. Te teoretycznie może otworzyć każdy, oznacza to, że nie wiemy, czy dana osoba ma odpowiednie umiejętności w zakresie prowadzenia księgowości. Możemy jednak to pytanie zadać wprost, przed podpisaniem umowy. Jeżeli dana osoba posiada certyfikat księgowy, to znak, że mamy do czynienia z osobą z wieloletnim stażem, która posiada dokument wydany przez ministerstwo finansów. Obecnie licencja ta jest jednym z wielu dokumentów, która potwierdza zdobycie odpowiednich kwalifikacji. Osoba prowadząca biuro może też posiadać certyfikaty Centrum informacji Księgowej. Organizacja zajmuje się certyfikowaniem biur rachunkowych i księgowych. Prowadzi egzaminy dla księgowych oraz weryfikuje biura rachunkowe pod kątem określonych kryteriów, nadając odpowiedni certyfikat.

Kolejnym elementem jest zwrócenie uwagi, czy biuro jest ubezpieczone. To bowiem chroni firmę od odpowiedzialności, jeśli zostaną popełnione jakieś błędy. Powinniśmy też zapytać o wysokość sumy, na jaką firma jest ubezpieczona. Czy oprócz podstawowego zabezpieczenia posiada rozszerzoną polisę o ubezpieczenie kadr i płac, będzie to istotne w przypadku, gdy zatrudniamy pracowników.

Niezwykle ważny jest też zakres usług biura księgowego. Najczęściej spotykamy się z podstawową ofertą, która dotyczy tylko wyliczenia wysokości podatków oraz wysyłkę niezbędnych dokumentów do poszczególnych urzędów. To ważne czynności, ale warto poszukać rozszerzenia, gdzie biuro będzie nas dodatkowo reprezentowało w urzędach lub świadczyło też usługi w zakresie doradztwa podatkowego. Możemy też skupić się na znalezieniu biura rachunkowego, które specjalizuje się w danej usłudze lub obsługuje poszczególne firmy z konkretnych branż. Niektóre z nich obsługują na przykład głównie rynek transportowy lub medyczny.

Ostatecznie należy zwrócić uwagę na sposób, w jaki organizowana jest praca samego biura rachunkowego, a tym samym obsługa klienta. Chodzi tu na przykład o to, w jakich godzinach możemy skorzystać z pomocy biura. Czy w razie jakichkolwiek kłopotów lub wątpliwości, ktoś udzieli nam porady w weekend. Sprawdźmy, czy będziemy mogli przesyłać dokumenty drogą elektroniczną, a także, to czy biuro udostępni nam dane oraz dokumenty przez Internet. W zależności od tego, jakie biuro wybierzemy, jego pracownik może poinformować nas o kolejnych terminach, kiedy trzeba będzie wykonać poszczególny przelew lub tego nie zrobić. Ważne jest także to czy pracownik biura rachunkowego odpowiednio wcześniej przypomni nam o konieczności zapłacenia podatku, czy na przykład wyśle nam odpowiednie dokumenty na chwilę przed terminem.